Индивидуальные предприниматели знают, что с начала 2018 года на законодательном уровне была изменена система работы с кассами. Все транзакции проводятся через интернет. А также для печатания чеков теперь нужно немного больше, чем просто кассовый аппарат.
Каждый человек, являющийся ИП, сегодня должен иметь представление о новом типе организаций. Это оператор фискальных данных или, сокращенно, ОФД.
- Что же такое ОФД ?
- Для чего нужен оператор?
- Суть работы организации
- Каким образом защищается информация?
- Функции оператора фискальных данных
- Сколько стоят услуги?
- На что смотреть, чтобы определиться с оператором
- Базовые услуги, которые должен осуществлять ОФД
- Условия правомерной деятельности оператора
- Законодательные требования к ОФД
- Как заключить договор?
- Как подключиться к ОФД
- Что делать, если ОФД прекратил работу?
- Как сменить ОФД
Что же такое ОФД?
Оператор фискальных данных — это строго обязательная составляющая системы онлайн-касс. Компания выступает в роли юридического лица-посредника между налоговой службой и кассовыми аппаратами с фискальным накопителем. По сути, ОФД берет данные о покупке с онлайн-кассы и пересылает их в ФНС.
Стоит отметить, что оператор фискальных данных — это не одна конкретная государственная или частная организация. Практически любая компания, работающая в сфере торговли, информационных технологий или обработки информации, имеет возможность взять на себя функции передатчика данных.
Для чего нужен оператор?
Если всего несколько месяцев назад было достаточно иметь физическую кассу, чтобы вести торговую деятельность. В связи с уже упомянутой поправкой к закону «О применении контрольно-кассовой техники» предприятиям и ИП обязательно нужно регистрировать кассу электронную. Это нужно для того, чтобы все требующиеся данные передавались в налоговую в онлайн-режиме, а также для правильного оформления чеков. Каждый чек по новому порядку должен иметь:
- Регистрационный номер
- Наименования всех проданных продуктов
- QR-код и ссылку, по которым покупатель сможет узнать дополнительные сведения.
Оформлением этих пунктов и занимается ОФД.
Можно сделать вывод, что обойти подачу заявления на создание онлайн-кассы не получится, да и резона в этом нет. Новая политика в сфере торговых отношений закреплена на законодательном уровне, а чеки, ей несоответствующие, автоматически будут признаваться недействительными.
Суть работы организации
На первый взгляд вся инновационная система может показаться сложной и понятной только специалистам. На самом деле все работает по принципу «передатчик-приемник» и наоборот.
- В момент совершения покупки кассовый аппарат «собирает» чек, а информация о транзакции сохраняется на фискальный накопитель (ФН).
Важно! Фискальный накопитель нужен лишь для долговременного хранения сведений об операциях на ККТ. Это — его главная функция.
- С накопителя данные поступают в ОФД, который, в свою очередь, автоматически создает необходимую документацию. На кассу, в знак того, что информация принята, оператор отсылает номер чека.
- После этого ФН полностью оформляет чек, нанося номер и код, а ОФД передает данные налоговой службе.
Весь процесс проходит за считанные секунды, однако сведения о покупках хранятся в защищенном виде в базах данных целых 5 лет. Именно по этим причинам новая система действительно удобна и не доставляет трудностей работникам торговли.
Каким образом защищается информация?
Для новой контрольно-кассовой техники и всей инфраструктуры, которая с ней связана, разработана трехступенчатая система защиты, действующая на все виды данных. Она заключается в присвоении каждому типу использующейся информации уникального фискального признака:
- Фискальный признак сообщения. Присваивается сведениям, передающимся в режиме онлайн.
- Фискальный признак документа. Присваивается чекам и всем фигурирующим документам в принципе. Он позволяет проверить подлинность документа.
- Фискальный признак оператора. Имеется у каждого из ОФД, благодаря чему одна организация не может влиять на работу другой.
Функции оператора фискальных данных
Самая базовая и главная функция ОФД, уже упомянутая выше — это выступление в качестве посредника между кассовыми транзакциями (условно) и налоговой инспекцией. Но, помимо этого, оператор может быть полезен предпринимателям и в других вопросах:
- Организация имеет возможность зарегистрировать контрольно-кассовую технику и снять ее с учета, а при необходимости перерегистрировать заново.
- Оператор фискальных данных может дать в аренду все необходимое оборудование (кассы или ФН).
- После работы с чеками ОФД формирует разного рода отчеты, которые тоже отправляются в налоговую.
- Отправляет покупателям СМС с информацией о покупке.
- Предоставляет полный список аналитических данных по проделанной совместно с торговой точкой работе.
К слову: набор услуг каждого отдельного оператора не слишком сильно, но все же различаются. Это дает возможность выбора оптимального для себя партнера.
Сколько стоят услуги?
По новому закону, каждая из компаний-ОФД имеет право сама устанавливать годовую оплату. Однако ценники варьируются несильно, и средняя стоимость составляет всего 3000 рублей в год за один кассовый аппарат.
Исходя из этого, можно сказать, что цена в вопросе выбора организации — совсем не определяющий фактор. Гораздо полезнее обратить внимание на обязательность, количество подключенных клиентов, список услуг и условия работы.
Вообще, проблема выбора ОФД довольно животрепещущая для предпринимателей. Так как закон только-только вступил в силу, нет возможности опереться на опыт «титанов» этой сферы. Поэтому здесь нужно разобраться подробнее.
На что смотреть, чтобы определиться с оператором
Тут можно выделить несколько пунктов, обязательных для качественной работы с организацией: предоставление базовых услуг, условия работы ОФД, установленные законом, прохождение полной аккредитации, наличие нужных документов. Рассмотрим тщательнее каждую составляющую.
Базовые услуги, которые должен осуществлять ОФД
- Проводить обработку всей информации, поступившей ему с ККТ.
- Отправлять должные отчеты обратно на кассу и в ФНС в срок.
Условия правомерной деятельности оператора
- Обеспечение налоговой инспекции доступа ко всей информации о кассе и покупках.
- Основательная защита всех проходящих через ОФД данных и хранение их в течение 5 лет.
Резервное копирование этих данных. - Обработка всех сведений без малейшего корректирования, чтобы не возникало несоответствий.
- Моментальное уведомление ФНС в случае обнаружения непроверенного («липового» в теории) документа.
- Ежедневная отправка всех отчетов в налоговую.
Законодательные требования к ОФД
- Оператор должен иметь 3 действительные лицензии на работу: от Федеральной службы по техническому и экспортному контролю на защиту данных, от ФНС на обработку информации и от ФСБ на криптографическую защиту.
- Нежилое помещение для организации в пределах РФ.
- Наличие техники для выдачи фискальных признаков и профессиональных действий со сведениями о ККТ.
Кроме изучения всех вышеперечисленных технических обязательств, стоит внимательно изучить сайт компании, обговорить до мелочей условия совместной деятельности и, по возможности, узнать отзывы.
Как заключить договор?
Без правильно оформленного договора невозможно сотрудничество ни с одним из ОФД.
Документ собирается и подписывается онлайн и с использованием КЭП. Конечно, всю операцию можно провести и без контакта через интернет, но для этого нужно найти официальных представителей своего оператора в регионе, что может оказаться гораздо труднее, чем заключение онлайн-договора.
Прежде чем начать оформление договора, стоит определиться с конкретной организацией. Их список представлен на сайте ФНС. При подписании документа на обслуживание проверьте, указаны ли в нем все предоставляемые услуги, данные обоих сторон. Конечно, документы оформляются по государственному стандарту, однако проверить информацию все же стоит.
По сути, договор в этом деле — лишь малая и не самая сложная часть начала сотрудничества. Гораздо важнее удостовериться, что пройдены все нужные этапы подключения.
Как подключиться к ОФД
- Для начала нужно получить электронную подпись (КЭП) для регистрации своего оборудования. Предоставление подписи происходит в центрах Минкомсвязи РФ.
- Далее следует пройти регистрацию на сайте ОФД, указав достоверные данные о своей компании. На этом этапе подписывается договор с помощью КЭП, после чего произойдет автоматическое перенаправление в личный кабинет.
- Регистрация всей ККТ торговой точки / компании в налоговой службе. Регистрирование касс проходит на сайте nalog.ru, где можно найти форму нужного договора.
- После указания всех пунктов в настройках ККТ, включая выданный регистрационный номер, вы получите специальную карточку и уведомление на кассе об успешном завершении операции.
- Теперь нужно ввести все полученные данные в личном кабинете на сайте оператора, подать заявление на подключение и оплатить услугу.
Что делать, если ОФД прекратил работу?
В такой ситуации организация обязана предупредить всех клиентов заранее и дать каждому из них 20 дней на заключение договора с другим оператором. В течение этого срока вся техника работает лишь с фискальным накопителем. По факту, от ИП в таком случае не требуется ничего, кроме поиска новой компании.
Как сменить ОФД
Огромный плюс состоит в том, что не нужно проводить процедуру подключения ККТ еще раз с нуля в случае, если вы нашли более выгодные условия у другого оператора или вас не устраивает работа текущего ОФД. Для этого следует изменить данные об операторе в накопителе, после чего перерегистрировать кассу на сайте ФНС и оформить новый договор.
Начало сотрудничества с ОФД — процедура быстрая, но часто пугающая и непонятная. В большинстве случаев организации идут навстречу своим клиентам, помогая с оформлением документов.